Немного о GTD (часть 1)
Дата публикации: 30/01/2010Понемногу изучая разные концепции управления своим временем и, в частности, систему GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена, смотрю различные приложения, облегчающие ее использование. Но прежде чем переходить к описанию конкретных программ, нужно немного познакомиться с основными принципами GTD.
Возможно, вы уже слышали про эту систему, но я кратко расскажу о ней для тех, кто еще не в теме. Основная идея GTD заключается в том, чтобы максимально разгрузить наш мозг от ненужной в данный момент информации. Все, что вам не требуется для выполнения текущей работы, должно быть где-то записано. Этим "где-то" может быть обычный листок бумаги, файл на компьютере или запись в еженедельнике. Главное, чтобы мысль не оставалась у вас в голове. Чтобы эффективно воспользоваться этой концепцией, Дэвид Аллен предлагает несколько "инструментов" и определенную методику работы.
Ниже я кратко опишу общую методику GTD и некоторые сопутствующие ей идеи, а всех интересующихся подробностями отошлю к оригинальной книге Дэвида Аллена.
Сбор информации
На первом этапе использования методики GTD вы просто записываете все приходящие в голову идеи, отвлекаясь от текущей работы не более чем на несколько секунд. Сортировкой и обдумыванием этой информации можно будет заняться уже потом, когда появится немного свободного времени.
Если вы используете бумажные записки, то их можно просто складывать в какую-нибудь специально выделенную для этого папку, коробку или лоток для бумаг. Дэвид Аллен называет такую папку с исходной информацией "Inbox", т.е. "Входящие". По сути, это полный аналог почтового ящика для ваших дел. Если же вы предпочитаете компьютерные GTD-программы, то они обычно позволяют сохранять краткие текстовые заметки в специальной виртуальной папке. Как вы уже, наверное, догадались она называется "Inbox".
Сортировка
На втором этапе всю собранную информацию необходимо рассортировать, чтобы понять что с ней делать дальше. В процессе разбора накопившихся записей, необходимо каждую из них оценить на предмет того, а что требуется делать с ней дальше. Если это какое-то важное дело, то его нужно запланировать на определенный день, если это некая информация, которая может пригодиться в будущем, то перенести ее в специальную папку для справок. А может случиться и так, что некоторая информация после обдумывания оказалось ненужной и ей прямая дорога в мусорную корзину. Также на этом этапе важно отсеять быстрые дела, т.е. такие, выполнение которых занимает не больше пары минут. Их просто нужно сделать сразу же, не откладывая на будущее.
Самое важное в процессе сортировки - это принять решение по каждой задаче, которая попала в папку "Входящие", и назначить для нее конкретное действие. Некоторые из мыслей и пришедших в голову идей возможно не требуют немедленного решения, но ими вполне можно было бы заняться в будущем. Такие заметки можно складывать в папку с условным названием "может быть, когда-нибудь".
Действие
Как было показано выше, результатом разбора папки входящих дел должен быть список действий. Каждое действие должно быть достаточно простым, ясным и легко укладывающимся в голове. Любое действие должно быть выполнено за достаточно небольшое и разумное время - скажем, за полчаса-час. Если же это невозможно и для решения задачи нужно сделать несколько шагов, то мы уже переходим к понятию "проект". Действие может быть одноразовым или периодическим. В качестве примера одноразового действия можно привести звонок коллеге для разъяснения вопроса или покупку билетов в театр. А примером периодического может послужить еженедельная уборка квартиры.
Проект
Проект - это по сути список последовательных действий, которые должны привести к решению поставленной задачи. И делаем мы его опять же для того, чтобы уменьшить количество информации, которую необходимо обработать в конкретный момент времени. Примером проекта может служить планирование отпуска или создание новой версии сайта.
Для любого проекта необходимо обязательно определить ближайшее следующее действие, которое приблизит нас к решению проблемы. Это может быть очень простое действие, но оно должно быть предельно конкретным.
Для того, чтобы эффективно решить задачу, необходимо вначале понять и четко для себя представить, чего именно мы хотим добиться в результате. Как только цель определена, то решить, что же нужно сделать на следующем шаге, обычно гораздо проще.
Контекст
Любое действие вы выполняете в определенном месте и при определенных обстоятельствах, которые в терминах GTD называется контекстом. Некоторые дела невозможно сделать, если вы вдруг находитесь вне этого контекста. Скажем, вам необходимо написать отчет о своей работе, а вся нужная информация для работы находится в офисе. Соответственно, чтобы сделать это действие, вам необходимо быть в офисе. В системе GTD это записывается следующим образом:
Написать отчет о работе @Office
Таким образом, если правильно присваивать действиям контексты, то можно быстро увидеть список всех действий, придя в офис, и скрыть все остальные дела, которые вы физически не можете сейчас сделать. Другими словами, это позволяет существенно уменьшить информационный шум.
Большинство программ, реализующих концепцию GTD для организации контекста, используют механизм тегов. Последующая фильтрация по тегам позволяет легко выбрать список дел, относящихся к конкретному контексту. Ну и кроме того, теги можно использовать и по прямому назначению, задавая дополнительные атрибуты для заметок. Скажем, можно задать важность выполнения того или иного дела.
Программа "Tudumo"
Ну вот, вооружившись теперь всеми необходимыми знаниями для использования системы GTD, можно начать использовать очень симпатичную программу под названием "Tudumo".
"Tudumo" использует множество концепций оригинальной GTD и создана для того, чтобы облегчить выполнение вашей собственной каждодневной работы. Хочу сразу сказать, что для ее эффективного использования желательно запомнить несколько горячих клавиш, которые существенно увеличивают эффективность работы с программой. Я их, пожалуй, размещу прямо здесь, благо их совсем немного.
| Сочетание клавиш | Описание |
|---|---|
| Win-t | Вызов/скрытие основного окна программы |
| Win-Ctrl-t | Вызов окна для быстрого добавления списка задач |
| Ctrl-n | Добавление новой задачи/действия |
| Ctrl-h | Создание нового заголовка/проекта |
| Ctrl-t | Редактирование списка тегов |
| Enter | Редактирование текущей задачи |
| Ctrl-Enter | Редактирование заметки к текущей задаче |
| 1...6 | Переключение статуса текущей задачи |
| Ctrl-1...6 | Фильтрация задач по определенному статусу |
Будучи запущенной, программа сворачивается в трей и начинает отслеживать все ваши текущие дела. Используя глобальные быстрые клавиши Win-t и Win-Ctrl-t, "Tudumo" позволяет быстро вызвать на экран либо основное окно программы, либо окно быстрого добавления новой задачи. Последнее очень удобная вещь, т.к. позволяет моментально добавить новую мысль, не отрываясь от текущей работы.
В полном соответствии с принципами GTD, программа позволяет присвоить каждой задаче определенный статус, объединить несколько дел в один проект, назначить время выполнения задачи и т.д. Интерфейс у программы простой и удобный - он не перегружен лишними деталями, но при этом позволяет эффективно работать с задачами.
Я уже более месяца использую в работе программу "Tudumo" и она мне очень нравится. Действительно, выполнять ряд дел стало проще. Можно вначале дня спланировать все, что нужно сделать, и далее понемногу разбираться с делами. Очень удобно при этом ограничивать текущий список дел теми, которые нужно сделать именно сейчас.